Papierloses Büro

Sie erhalten immer öfter Rechnungen per E-Mail oder verschicken selbst Rechnungen an Kunden auf elektronischem Weg? Das ist bequem, spart den Ausdruck und Postversand. Aber Achtung: Die Rechnung jetzt, wie gewohnt, auszudrucken und im Ordner zu archivieren ist nicht rechtens. Auch bei der Archivierung ist der elektronische Weg zu wählen. Dies gilt nicht nur für Rechnungen, sondern auch für alle weiteren elektronisch erstellten und empfangenen Dokumente wie z.B. E-Mails.

Dafür können die „Papierbelege“ jetzt in den Papierkorb. Wie bei jeder gesetzlichen Regelung gibt es natürlich auch hier Ausnahmen, aber grundsätzlich gilt: kommen Rechnungen oder z.B. Lieferscheine per Post ins Büro, können diese Dokumente eingescannt und dem digitalen Archiv hinzugefügt werden. So vermeidet man ein doppeltes Archivsystem.

Diese und weitere praxisnahe Tipps, die dazu noch zu einer revisionssicheren Ablage führen, gibt der Softwarehersteller M•SOFT Organisationsberatung in einem kostenlosen Webinar am 05.03.2021 von 10-11 Uhr. Anmeldungen können direkt über diesen Link erfolgen: >> Anmeldung Webinar DMS

Archivieren ist nicht gleich Archivieren

Und vielleicht haben Sie auch schon mal das gehört oder sogar selbst gesagt: „Ich habe doch schon ein digitales Archiv“, „Meine Mails sind ja auf meinem Rechner archiviert und alle anderen Daten habe ich auf CD gebrannt“. Das reicht dem Gesetzgeber leider nicht aus. Wichtig ist ein Archivsystem, das Änderungen an ursprünglichen Dokumenten dokumentiert und das Original beibehält. Hierzu gibt es spezielle Dokumentenmanagementsysteme, die diese Anforderungen erfüllen, wie z.B. das Dokumentenmanagementsystem (DMS) von M•SOFT. Stichwort für die rechtssichere Archivierung ist hier GoBD, das viele Unternehmen oftmals erst hören, wenn eine Prüfung ins Haus steht und nicht nach GoBD-Vorgaben archiviert wurde. Auch hierüber wird M•SOFT in seinem kostenlosen Webinar informieren und Lösungen aufzeigen.

Wer sich vorab über die Möglichkeiten eines DMS schlau machen möchte, kann sich >> hier einen ersten Überblick verschaffen.