Anwenderbericht über Deermann Zaunsysteme
Früher war alles besser, sagt man so schön. Dass dies jedoch nicht für die Abwicklung der kaufmännischen Prozesse im Hause Deermann gilt, spiegelt sich für den Experten von Zaun- und Toranlagen auch in den Zahlen wieder.
Auf einen Blick
Zaunsysteme GmbH wurde 1990 vom Inhaber Bernhard Deermann gegründet. In der gesamten Bundesrepublik und über die Grenzen hinaus installiert und wartet Deermann komplette Lösungen für z.B. Zaun- und Toranlagen sowie Schranken und Durchfahrtssperren.
Fokus auf das Wesentliche
„Durch den Einsatz von Business five und ELO können wir ein größeres Angebotsvolumen generieren“, zieht David Hericks, Assistent der Geschäftsführung, ein Fazit aus der Arbeit mit den Produkten von M·SOFT.
Dass die Vielzahl an Anfragen, die ins Haus kommen, heute besser bewältigt werden kann, liegt auch an den veränderten Strukturen. „Der Umstieg auf M·SOFT hat uns dazu veranlasst, unsere Strukturen anzupassen und zu verfeinern. So kann sich jeder Mitarbeiter wieder stärker auf sein eigentliches Aufgabenfeld konzentrieren und erhält dennoch die nötige Transparenz über Projekte und Abläufe.“
Dank der neuen Prozesse, die mit dem ERP-System Business five und dem Dokumentenmanagementsystem ELO bei Deermann eingeführt wurden, kann beispielsweise die Disposition deutlich besser planen. Der Einkauf erfolgt gezielter, der Lagerbestand – inklusive Ein- und Ausgängen – ist durchgehend gut strukturiert. Überfüllungen gehören der Vergangenheit an, und viel Material wird heute termingerecht direkt zu den Baustellen geliefert.
Mehr automatisierte Prozesse
Vor der Einführung der M·SOFT-Lösungen setzte Deermann zwar bereits eine kaufmännische Software unterstützend ein, erledigte jedoch vieles noch in Word und erstellte Kalkulationen manuell. Dass dies bei über 60.000 Artikeln, die mittlerweile im System von Business five eingepflegt sind, ein enormer Aufwand war, versteht sich von selbst. Allein die Suche nach bestimmten Informationen bedeutete einen immensen Zeitaufwand.
Um den Mitarbeitenden die Angebotserstellung zu erleichtern, arbeitet Deermann in Business five mit Stücklisten. Wenn dennoch einmal jemand in alte Muster zurückfällt, manuell etwas notiert oder eine Kalkulation außerhalb des Systems erstellt, fehlt diese Information in Business five – und der Prozess wird unterbrochen. „Das fällt direkt auf“, erklärt Hericks, „denn an diesen neuen Standard – alles nach einer bestimmten Struktur und an einem festen Ort zu finden – hat man sich schnell gewöhnt.“
ELO ist ein ständiger Begleiter
Das Dokumentenmanagementsystem ELO erleichtert den Mitarbeitenden bei Deermann die Arbeit an vielen Stellen erheblich. Ob durch die praktische Stichwortsuche, mit der sich Dokumente schnell wiederfinden lassen, oder durch den Einsatz von Workflows, um beispielsweise Eingangsrechnungen zügig an die verantwortlichen Personen weiterzuleiten – ELO sorgt für Effizienz.
Täglich fließen über 200 Dokumente ins System, da ist eine durchdachte Ordnerstruktur und eine klare Prozessabwicklung von unschätzbarem Wert. Egal ob im Arbeitsalltag, unterwegs oder im Meeting – ELO ist mittlerweile ein fester Bestandteil der Arbeitsprozesse und jederzeit griffbereit.
Digitalisierung vorantreiben
David Hericks verfolgt ein klares Ziel: komplett vom Papier wegzukommen und jeden Vorgang per Knopfdruck nachvollziehen zu können. Um den Mitarbeitenden dennoch ein vertrautes Gefühl zu bewahren, wird aktuell noch nicht vollständig auf Papier verzichtet. So werden beispielsweise für die Monteure weiterhin Pläne ausgedruckt – auch wenn diese längst über Tablets online über ELO abrufbar wären.
Gerade durch die intensivere Auseinandersetzung mit der Software stellt Hericks fest, dass noch viel ungenutztes Potenzial besteht. Besonders schätzt er den engen Austausch mit dem Consulting-Team von M·SOFT – vor allem, wenn gemeinsam pragmatisch an Lösungen gearbeitet wird und „die Ärmel hochgekrempelt“ werden.
Den Prozess der digitalen Transformation treibt Hericks intern mit viel Engagement voran – mit dem klaren Ziel, eine maximale Transparenz im Unternehmen zu schaffen.
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