Anwenderbericht über Keil Anlagenbau
Seit Anfang April 2015 und somit nunmehr über 2 Jahren arbeiten die Mitarbeiter von Keil Anlagenbau mit der neuen ERP-Branchensoftware „BUSINESS five“. Die Lagerverwaltung ist barcodegestützt und erfolgt per MDE-Gerät, die Zeiterfassung erfolgt per Smartphone oder PC-Tool mit „TIME4“, und der komplette operative Geschäftsprozess ist vom Angebot über die Kalkulation bis zur Reparatur oder Wartung im System abgebildet.
Auf einen Blick
Keil Anlagenbau GmbH & Co. KG wurde 1973 als Familienunternehmen gegründet und ist heute mit rund 140 Fachkräften international tätig. Keil plant, fertigt und wartet Tanklager, Produktions- und Versorgungsanlagen für feste, flüssige und gasförmige Stoffe. Das Unternehmen arbeitet für Kunden aus der chemischen Industrie sowie der Automobil- und der nahrungsmittelverarbeitenden Industrie.
Keil bietet Leistungen in den Bereichen Engineering, Rohrleitungs- und Stahlbau, Elektrotechnik und Automatisierung.
Klare Projektsteuerung als Erfolgsfaktor
Der Schlüssel zum Projekterfolg liegt in der guten Vorbereitung und einer klaren Projektsteuerung. Die Geschäftsprozesse wurden gemeinsam mit den Mitarbeitern optimiert und im Intranet abgebildet. Bereits hier läuft alles digital und somit stets aktuell – Papierberge mit statischen Prozessdarstellungen gehören der Vergangenheit an.
Aus der Optimierung der Arbeitsweise ergaben sich die Anforderungen an die ERP-Software. Schnell war klar, dass nur eine neue ERP-Lösung echten Nutzen stiften konnte. „BUSINESS five“ als Branchenlösung der M·SOFT Organisationsberatung GmbH hieß bei Keil Anlagenbau die Antwort.
Projektleiter Christian Just freut sich, dass fast keine Individualanpassungen erforderlich waren und Schnittstellen bereits in der Präsentation tatsächlich funktionierten – und nicht erst nachträglich angepasst werden mussten.
Kalkulation mit Spezialfunktionen
Telefonanbindung per CTI-Schnittstelle, Mitschriften von Telefongesprächen im ERP-System, die komplette Angebotserstellung – alles wird von Beginn an im System erfasst. Die Angebotskalkulation bietet gerade für den Anlagenbau vielfältige Spezialfunktionen, die die alte Excel-Kalkulation schnell vergessen lassen.
Nach der Kalkulation im System können die Angebote je nach Kundenanforderung sehr unterschiedlich dargestellt werden.
Vorteile im Projektmanagement
Nach der Auftragserteilung werden die Fertigungs- und Montagemitarbeiter in der Auftragsdisposition den jeweiligen Aufträgen zugeordnet. Je nach Komplexität eines Auftrags lassen sich spezielle Tätigkeiten gezielt den passenden Mitarbeitern zuweisen. Diese melden ihre Arbeitszeiten per Smartphone nach Tätigkeiten – eine Funktion, die besonders für das laufende Projektcontrolling wichtig ist und viele Vorteile gegenüber dem alten System bietet.
Auch die Qualitätssicherung erhält „digitale Impulse“: Das System erkennt prüfungsrelevante Bauteile automatisch und unterstützt den Projektleiter mit entsprechenden Informationen zu den passenden Prüfungschecklisten.
Mit Barcode und MDE im Lager
Im Lager ist Ordnung und Struktur eingezogen – dank Barcode-Etiketten und MDE-Geräten. Die Stammdaten mussten gründlich überarbeitet werden, erinnert sich Geschäftsführer von Spee an den intensiven Arbeitseinsatz seiner Mitarbeiter.
Nun kann mit BUSINESS five auf die Online-Artikelkataloge von Lieferanten zugegriffen werden, sodass viele Stammdaten direkt übernommen werden können – die manuelle Datenpflege entfällt damit häufig.
Für den Wartungs- und Reparaturbereich müssen noch letzte Funktionen freigeschaltet werden. Danach kann der Kunde den Leistungsnachweis direkt auf dem Tablet unterschreiben und erhält seine Kopie wahlweise per E-Mail oder Fax. Alle Daten sind im ERP-System und im Dokumentenmanagementsystem ELO abgelegt und jederzeit leicht auffindbar.
Mit Teamarbeit den Termin gehalten
Geschäftsführer Graf von Spee ist mit dem Ergebnis sehr zufrieden:
„Wir haben mit externer Unterstützung durch die SYMBIO Consult GmbH das ERP-Projekt ganz neu aufgestellt und konnten termingerecht Anfang April starten. An dieser Stelle meinen Dank an den Projektleiter Christian Just, der die Zusammenarbeit mit unserem neuen, kompetenten ERP-Partner, der M·SOFT Organisationsberatung GmbH aus Dissen, den Key-Usern im eigenen Haus und weiteren Schnittstellenpartnern termingerecht meisterte.“
Von Spee räumt ein, dass dies nicht immer einfach war – doch alle Beteiligten hätten als Team hervorragend zusammengearbeitet.
Schnittstellen und Papier entfallen
Geschäftsführung und Mitarbeiter freuen sich, dass nun viele Excel-Listen, zahlreiche manuelle Eingaben und Papiernotizen ersatzlos entfallen können. Im Arbeitsablauf wird dadurch viel Zeit gespart, und Fehlerquellen durch manuelle Arbeit sind weitgehend abgestellt.
Da sich der Kostenrahmen der neuen ERP-Software als recht schlank darstellte und die Finanzierung per Leasing erfolgt, überwiegen die Nutzenvorteile deutlich die monatliche Leasingrate.
Keine „Never Ending Story“
Von der Unterschrift bis zum „Go-live“ vergingen lediglich 3,5 Monate – eine ungewöhnlich kurze Einführungszeit für ein ERP-Projekt. Von Spee ist überzeugt, dass eine solche Projektdauer auch für andere Unternehmen mit rund 80 Usern realistisch ist. Voraussetzungen dafür sind der klare Wille aller Organisationsstufen, eine straffe Projektsteuerung und eine gute Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten.
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