M·SOFT Anwenderbericht V.i.T. GmbH

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Anwenderbericht über V.i.T. GmbH

ie V.i.T. GmbH setzt auf Business five und ELO für Torservice: individuelle Ansichten, CTI-Integration und vorgangsbezogene Dokumentenablage für nachhaltige Kundenbetreuung.

Auf einen Blick

Die V.i.T. GmbH ist bundesweit im Torservice tätig: vom Einbau eines Neutors über Wartung und Umbauten bis hin zu Reparaturen.

Bereits der erste Eindruck hat überzeugt

Wer bietet Software für Handwerker?
Diese Frage stellte sich Elke Sondermann von der V.i.T. GmbH in Netphen damals, als sie auf der Suche nach einer neuen Software-Lösung war.

Als erste Anlaufstelle diente das Internet – und dabei ist Elke Sondermann auf die Website der M·SOFT Organisationsberatung gestoßen.
„Direkt auf der Homepage hat man ein erstes Gefühl zur Software bekommen. Die Abläufe wurden gut dargestellt“, schildert Sondermann ihre ersten Eindrücke.

Daraufhin folgte das persönliche Kennenlernen. In einem intensiven Gespräch mit Peter Marwitz, Experte für ERP-Systeme im Hause M·SOFT, bestätigte sich dieses positive Gefühl – und es zeigte sich auch die Flexibilität der Software.
So wurde der Weg für eine langjährige Partnerschaft gelegt.

Das Bild zeigt ein Gebäude mit modernem Design und einem großen Eingang, der mit „Tor 1“ gekennzeichnet ist. Vor dem Gebäude befindet sich ein eingezäunter Bereich, und die Fassade besteht aus Metall mit großen Fenstern. Im Hintergrund sind Wohngebäude und Bäume zu sehen. Außerdem ist ein Fahnenmast mit einer blauen Fahne sichtbar. Insgesamt wirkt die Umgebung wie ein Industrie- oder Gewerbegebiet.

Prozesse greifen ineinander

Bereits vor dem Einsatz von M·SOFT-Lösungen setzte V.i.T. auf eine Digitalisierung von Prozessen, z. B. durch ein selbst geschriebenes Programm, das auch die Archivierung von Dokumenten berücksichtigte. Dies wurde beim Anbieter für Services rund um Tore dann durch die Branchenlösung Business five sowie das Dokumentenmanagement-System ELO abgelöst.

Vorteil dieser zwei Lösungen ist, dass sie integriert arbeiten und sich viele Möglichkeiten zur Suche und Verknüpfung zu den Vorgängen untereinander bieten.

Die Einführung einer neuen Software bedeutet immer eine Umgewöhnung. Bei V.i.T. gab es jedoch keine großen Hürden zu bewältigen. Zwar war es zu Anfang für einige Mitarbeiter eine Umstellung, mit noch weniger Papier auszukommen – z. B. bei der Warenbestellung: „Da fehlte was.“ Aber nach einer kurzen Eingewöhnungsphase legte sich das schnell.

Das Bild zeigt einen Gebäudeeingang mit einem Schild, auf dem „SIEGSTRAS“ steht. Die Architektur ist modern, mit einem Dach, das Holzakzente aufweist, und Glastüren. Es sind auch Parkschilder zu sehen, die auf ausgewiesene Parkbereiche hinweisen. Die Umgebung ist gepflastert, und im Hintergrund sind einige Bäume zu erkennen.

Persönliche Arbeitsweise wird unterstützt

In der ERP-Lösung Business five kann sich jeder Mitarbeiter seine eigenen Ansichten erstellen. So findet er auf die Schnelle die relevanten Funktionen, denn: „Jeder hat seine Art und Weise zu arbeiten“, wie Elke Sondermann ausführt.

Zur Montageplanung für die Mitarbeiter hat V.i.T. einen Monitor ausgehängt, auf dem der Terminplaner zu sehen ist. So haben die Mitarbeiter die Kundentermine im Blick und tauschen sich untereinander aus.

Flexibel ist der Kalender auch in der Bearbeitung, z. B. beim schnellen Hinzufügen und Entfernen von Elementen.

Vorteil bei Business five ist der modulare Aufbau. Angepasst an die Anforderungen und Arbeitsweisen des Unternehmens kann das Programm sukzessive erweitert werden.

Eine Gruppe von fünf Menschen in formeller Kleidung steht zusammen in einem modernen Büro. Die Frau im Vordergrund, mit einem breiten Lächeln und den Armen verschränkt, trägt ein schwarzes Oberteil und graue Hosen. Die anderen Personen im Hintergrund, die leicht verschwommen sind, tragen ebenfalls formelle Kleidung. Das Büro hat helle Wände und eine gemütliche Atmosphäre.

Stets den Überblick behalten

V.i.T. arbeitet mit den verschiedensten Modulen in Business five. Täglich genutzt wird dabei auch die Anlagenverwaltung für das Wartungsmanagement der Tore. Das unterstützt eine nachhaltige Kundenbetreuung.

In der täglichen Arbeit unterstützt das CTI-Modul für eine computerunterstützte Telefonie die Mitarbeiter. Per Knopfdruck können Kontakte darüber angewählt werden.

Über die verschiedenen Module hinweg sind für Elke Sondermann auch die Auswertungsmöglichkeiten auf Knopfdruck ein großer Vorteil. So können Umsätze oder offene Posten auf einen Blick übersichtlich angezeigt werden.

Ein Mann steht vor einem Regal mit blauen Ordnern und kratzt sich nachdenklich am Kopf, während er nach dem richtigen Ordner sucht.

Vorgangsbezogene Ablage

In dem Dokumentenmanagement-System ELO werden alle relevanten Unterlagen wie E-Mails und Eingangsrechnungen digital gespeichert.

V.i.T. arbeitet unterstützend mit Barcodes: Bestellscheine, Rechnungen u. a. werden mit einem Barcode versehen und können darüber direkt dem Vorgang zugeordnet werden.

Auch Bilder, die von den Mitarbeitern vor Ort für das Aufmaß erstellt werden, lassen sich dazu archivieren. Über die Vorgangsnummer sind dann alle relevanten Unterlagen auffindbar.

Ein Handwerker in einem Arbeitsumfeld, trägt einen gelben Schutzhelm und Gehörschutz, während er auf einem Smartphone schaut. Auf dem Tisch vor ihm liegen Baupläne und ein Laptop.

Der direkte Draht

In der Zusammenarbeit mit M·SOFT schätzt Elke Sondermann vor allem das schnelle Feedback. Gibt es mal Fragen, bietet die Hotline direkte Hilfe oder in Schulungen werden neue Anwendungsfunktionen und Inhalte intensiver vermittelt.

So hält das positive Gefühl vom ersten Treffen bis heute an, denn Elke Sondermann fühlt sich stets gut aufgehoben bei M·SOFT.

Eine Frau mit Brille und einem lächelnden Gesicht, die ein Smartphone hält und es aufmerksam betrachtet. Sie trägt ein hellblaues Hemd und die Lichtverhältnisse im Raum sind freundlich und natürlich.