Dokumenten-Management-System (DMS)

OneQrew DMS

Ein digitales Archiv und seine Vorteile
Papierloses Büro und Digital Workspace

Für Unternehmen – von Kleinstbetrieb bis zum großen Konzern – rücken Begriffe wie papierloses Büro und Digital Workspace immer stärker in den Fokus. Digitale Archive sind hierfür die Grundvoraussetzung und sind gefragter denn je.

Nicht zuletzt, weil der Gesetzgeber eine revisionssichere Archivierung aufbewahrungspflichtiger Dokumente ausnahmslos vorgibt (Stichwort: GoBD-konforme Archivierung).

Ein Mann steht vor einem Regal mit blauen Ordnern und kratzt sich nachdenklich am Kopf, während er nach dem richtigen Ordner sucht.

Höchste Transparenz und Überblick über Datenbestände

Alle relevanten Dokumente und Metadaten sind sofort einsehbar – ohne langes Blättern im Papierarchiv.

Verringerung der Suchzeit

Intelligente Volltext- und Attributsuche liefert Ergebnisse in Sekunden statt Minuten.

Schlanke Prozesse & kürzere Durchlaufzeiten

Automatisierte Workflows beseitigen Papierstapel und beschleunigen Freigaben.

Skalierbare, konsistente Abläufe

Standardisierte Prozesse wachsen mit Ihrem Unternehmen und vermeiden Medienbrüche.

Platzeinsparung

Digitale Archive ersetzen raumgreifende Aktenschränke und senken Lagerkosten.

Verringerung des ökologischen Fußabdrucks

Weniger Papierverbrauch schont Ressourcen und stärkt Ihr Nachhaltigkeitsprofil.

Dokumentenmanagement ohne Medienbruch

Automatisch wiederkehrende Belege verarbeiten, Infos extrahieren und per Klick finden – inkl. E‑Mail‑Archivierung.

Integrationsvielfalt

Nahtlose Anbindung von ERP, CRM, Microsoft 365, DATEV u. v. m. über API oder Workflow‑Management‑System (WMS).

Flexibler Zugriff

Webbasierte Oberfläche – arbeiten Sie überall, auf jedem Gerät.

Sicherheit & Zugriffsschutz

Mehrstufige Archivierungs‑ und Datenschutzkonzepte erfüllen gesetzliche Aufbewahrungspflichten.

Feingranulares Berechtigungskonzept

Steuern Sie Lese‑, Schreib‑ und Freigaberechte bis auf Dokumentenebene.

Perfektes Zusammenspiel von DMS & WMS

Das WMS automatisiert Prozesse und steuert Aufgaben zielgerichtet an die richtigen Personen.

Individuelle Lizenzierungsmodelle

Wahlweise On‑premise, Subscription oder als SaaS‑/Cloud‑Lösung

Dokumenten-Management-System – Das Suchen, Finden und Ablegen

Ein wichtiger Teil unserer Vision ist es, das Potential der digitalen Transformation zu nutzen, um somit Fachkräfte von zeitaufwendiger Fleißarbeit zu befreien. Dabei sind wir überzeugt davon, dass die klassischen, täglich wiederkehrenden (analogen) Arbeitsschritte sind, bei denen wir mit der Digitalisierung ansetzen können.

Untermauert wird unser Vorhaben von unterschiedlichsten Effizienzstudien, die darüber informierten, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Durchschnitt mehrere Stunden wöchentlich für das Suchen von Dokumenteninformationen und die Ablage von Dokumenten aufbringen.

Es dreht sich also um das Suchen, Finden und Ablegen…

Eine Frau trägt mehrere Stapel von Dokumenten, die mit schwarzen Büroklammern zusammengehalten werden. Im Hintergrund sind gelbe Ordner und Bücherregale zu sehen.

Dokumentensuche und ‑Verwaltung – Das Suchen, Finden

Unternehmensspezifische Informationen werden nicht nur im Verwaltungswesen wiederholt gesucht. Dort aber wollen Fragen u. a. zu folgenden Themen beantwortet werden – und das am besten bis Vorgestern.

Bestehender Vertragsstatus
(Status quo) aktiv, aktiv gekündigt, gekündigt, z. B.: Vertragsübersicht aller aktiven Verträge
Vertragsfristen
Einhaltung von Vertragsfristen z. B. Kündigungsfristen, rechtzeitige Verhandlung neuer Konditionen

Unser Dokumenten-Management-System bietet den Anwenderinnen und Anwendern vielfältige und auf die jeweiligen Bedürfnisse anpassbare Suchmöglichkeiten an – von breiten, allgemeinen Suchen bis hin zu spitzen, sehr konkreten Suchanfragen.

Eine Nahaufnahme von mehreren Papierstapeln, die mit bunten Büroklammern zusammengehalten werden. Die Papiere sind ordentlich gestapelt und die Büroklammern heben sich durch ihre leuchtenden Farben ab.

Dokumentenablage – Das Ablegen und Finden

In Anbetracht der heutigen Informationsflut sollte ein gutes Dokumenten-Management-System in der Lage sein, eine zügige und intuitive Dokumentenablage zu gewährleisten, um Informationen im Handumdrehen digital und sicher zur Verfügung zu stellen.

Werfen wir beispielsweise einen Blick in die Buchhaltung, dann wissen wir, warum:

Hohes Dokumenten- und Informationsaufkommen
Verschiedenste Eingangs- und Ausgangsdokumente von Lieferanten, Kunden, Partner:innen oder Mitarbeiter:innen
Komplexe Dokumentenbeziehungen und deren Lenkung
Frage: Wie viele einzelne und kaufmännisch relevante Belege benötigen Sie für einen Geschäftsvorfall?
Unternehmenswirtschaftliche Verantwortung
Unterstützung z. B. bei Vorbeugung von Mahngebühren oder Überwachung von Skontofristen

TIPP

Sie sind neu im Unternehmen und wissen noch nicht genau, welche die relevanten Informationen sind? Kein Problem, das Dokumenten‑Management‑System zeigt es Ihnen und führt Sie zum Ziel. Wie? Indem es Ihnen die relevanten Pflichtfelder (rot hinterlegt) vorgibt und den Kassenbeleg erst ablegt, wenn diese ausgefüllt sind.

Ein Mann hält ein Dokument in den Händen und betrachtet es aufmerksam, während er an einem Tisch sitzt. Auf dem Tisch befinden sich ein Laptop und ein Smartphone, und im Hintergrund ist eine Tasse zu sehen. Das Bild vermittelt eine geschäftliche Atmosphäre, in der der Mann mit der Verarbeitung von Informationen oder Dokumenten beschäftigt ist.

Projektbasierte Dokumentenablage

Legen Sie projektrelevante Dokumente per Drag‑&‑Drop über unsere DropZone oder über Ihr Outlook direkt in der digitalen Projektakte ab. Die Ablage mehrerer Dateien gleichzeitig – zum Beispiel verschiedener Fotos einer Baustelle – ist dabei natürlich gewährleistet möglich.

Neue Dokumentenversion?

Versionieren Sie Ihre Dokumente mit nur wenigen Klicks über unser Office Add‑in und springen dabei – bei Bedarf – problemlos zwischen den einzelnen Versionen.

Ablage Neuvertrag? Im Handumdrehen erledigt

Auf Basis einer Vertragsvorlage erstellen Sie mit Hilfe unseres Office Add‑ins im Handumdrehen einen Neuvertrag, welcher über einen Klick im Dokumenten‑Management‑System abgelegt wird. Ein passender Ablageordner kann gleich automatisch miterstellt werden.

Digitales Archiv

Effizientes, transparentes Suchen, Finden und Ablegen von Dokumenten – eine revisionssichere, GoBD‑konforme Archivierung hat so einige nutzenbringende Vorteile und erspart viel Fleißarbeit.

Digitaler Rechnungseingang

Ein‑ und Ausgangsbelege – egal ob diese per Post, per E‑Mail oder elektronisch ankommen – werden automatisch erkannt, entsprechend weiterverarbeitet und abgelegt.

Digitale (Projekt‑)Akten

Projekt‑ und Auftragsakten finden Sie fortan strukturiert und digitalisiert vor. Den Weg zum Regal oder zum Archiv im UG können Sie sich sparen.

Eine Frau mit Brille und einem lächelnden Gesicht, die ein Smartphone hält und es aufmerksam betrachtet. Sie trägt ein hellblaues Hemd und die Lichtverhältnisse im Raum sind freundlich und natürlich.

Beim Außeneinsatz: auf der Baustelle

Relevante Informationen (CAD‑Pläne, Fotos, Projektunterlagen) zur relevanten Zeit am relevanten Ort und auch zurück …

Ein Handwerker in einem Arbeitsumfeld, trägt einen gelben Schutzhelm und Gehörschutz, während er auf einem Smartphone schaut. Auf dem Tisch vor ihm liegen Baupläne und ein Laptop.