Experte III – Digitale Rechnungen

PASST.prime Experte III – Digitale Rechnungen

Diese praxisorientierte Schulung richtet sich an alle Anwender, die sich mit dem gesamtheitlichen Thema der elektronischen Rechnungsverarbeitung (E-Rechnungen) in PASST+, PASST.prime oder Business five auseinandersetzen möchten. Angesichts der gesetzlichen Änderungen und Fristen (wie der Verpflichtung zum 01.01.2027) vermittelt der Kurs fundiertes Wissen über die korrekte Einrichtung, Erstellung und den Versand von XRechnungen (für öffentliche Auftraggeber) sowie ZUGFeRD-Rechnungen (für den B2B-Bereich).

Neben den grundlegenden Programmeinstellungen in den Stamm- und Kundendaten lernen die Teilnehmer Schritt für Schritt den gesamten Workflow – von der Belegerstellung über die Handhabung von Leitweg-IDs und Pflichtfeldern bis hin zum Import und zur Verbuchung von Eingangsrechnungen. Auch Sonderfälle wie kumulierte Rechnungsstellungen oder das Einbetten von Zusatzdokumenten (z. B. Aufmaße und Berichte) werden anhand praxisnaher Beispiele behandelt.

Agenda

1. Begrüßung und Einleitung
   • Organisatorisches zum Webinar-Ablauf und Fragestellungen
   • Hintergrund, gesetzliche Fristen (Ausblick 01.01.2027) und Relevanz von E-Rechnungen
   • Grundlagenunterschiede der Formate: XRechnung (rein datenbasiert, für öffentliche Auftraggeber mit Leitweg-ID) vs. ZUGFeRD (PDF mit XML-Anhang, für den B2B-Bereich)
2. Grundeinstellungen im System
   • Einrichtung der Bildschirmmasken in den Kunden- und Vorgangsdaten (Pflichtfelder wie Steuernummer, USt-IdNr., Lieferantennummer)
   • Hinterlegung der eigenen Firmendaten, Anschriften und Bankverbindungen in den Programmeinstellungen
   • Zuordnung und Konfiguration von Ansprechpartnern und Sachbearbeiterkürzeln
3. Kundenseitige Vorbereitungen & Besonderheiten
   • Einstellen des korrekten E-Rechnungsformats (XRechnung vs. ZUGFeRD-Versionen) pro Kunde
   • Pflichtfeld-Thematik: Wann wird zwingend eine Leitweg-ID benötigt und woher erhält man diese?
   • Besonderheiten bei abweichenden Debitoren
   • Mengeneinheiten-Zuordnung für standardisierte Formate
4. Ausgangsrechnungen erstellen und versenden
   • Praxisbeispiel: Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung inklusive optischer Prüfung und Kontrolle des XML-Anhangs
   • Praxisbeispiel: Erstellung und Export einer XRechnung (z. B. für Portale oder ohne direkten E-Mail-Versand)
   • Einbetten von Zusatzdokumenten (z. B. Berichte, Aufmaße) in den Beleg oder die E-Mail
5. Spezialthemen: Kumulierte Rechnungen & Erklärungen
   • Handhabung von Abschlags- und Teilrechnungen im E-Rechnungsformat
   • Nutzung von Sonderfunktionen (abweichende Vorgangseinstellungen für den Druck)
   • „Workaround“ für Schlussrechnungen: Erstellung und Einbettung von Prüfrechnungen als „Rechnungserklärung“
6. Eingangsrechnungen verarbeiten
   • Import und Erfassung von elektronischen Eingangsrechnungen über das Bestellwesen oder die OP-Verwaltung
   • Zuordnung von Lieferanten, automatische Datenübernahme und Verbuchung in die Nachkalkulation
7. Fragen und Antworten (F&A)
   • Offene Teilnehmerfragen, Tipps aus der Praxis und Hinweise zum Support