Die Firma M-SOFT Organisationsberatung GmbH ist die verantwortliche Stelle für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der App TIME4 und TIME4 Service.

Im Folgenden möchten wir Sie davon in Kenntnis setzen, unter welchen Umständen wir Informationen von Ihnen sammeln, wie wir damit umgehen und wem wir sie gegebenenfalls zur Zweckerfüllung zur Verfügung stellen.

1. Name und Anschrift des Verantwortlichen

M-SOFT Organisationsberatung GmbH, Große Str. 10, 49201 Dissen, vertreten durch die Geschäftsführung: Michael Fritz, Stefan Braatz, Telefon: +49 (0) 54 21 959-0, E-Mail: info@msoft.de

Der Datenschutzbeauftragte wird von der lexICT GmbH gestellt und ist unter datenschutz@oneqrew.com erreichbar.

2. Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten

Durch die Nutzung von unserer App mit allen ihren Funktionen ist eine Verarbeitung von bestimmten personenbezogenen Daten erforderlich. Alle Daten werden sicher bei unseren Auftragsverarbeitern gehostet. Personenbezogene Daten werden von uns nur für eindeutige Zwecke verarbeitet (Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sobald der Zweck der Verarbeitung wegfällt, werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen oder vertraglichen Ansprüche eine Aufbewahrung erfordern (z.B. gem. HGB; AO).

Download: Beim Download der App werden bestimmte erforderliche Informationen an den von Ihnen ausgewählten App Store (z.B. Google Play oder Apple App Store) übermittelt, insbesondere können dabei der Nutzername, die E-Mail-Adresse, die Kundennummer Ihres Accounts, der Zeitpunkt des Downloads, Zahlungsinformationen sowie die individuelle Gerätekennziffer verarbeitet werden. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt ausschließlich durch den jeweiligen App Store und liegt außerhalb unseres Einflussbereiches.

Automatisch verarbeitete Informationen: Im Rahmen Ihrer Nutzung der App erheben wir bestimmte Daten automatisch, die für die Nutzung der App erforderlich sind. Hierzu gehören:

• IP-Adresse
• Interne Geräte-ID
• Version Ihres Betriebssystems
• Zeitpunkt des Zugriffs

Weiterhin benötigen wir zur Erbringung der Leistungen der App Ihre Gerätekennzeichnung, eindeutige Nummer des Endgerätes (IMEI = International Mobile Equipment Identity), eindeutige Nummer des Netzteilnehmers (IMSI = International Mobile Subscriber Identity), Mobilfunknummer (MSISDN), MAC-Adresse für WLAN-Nutzung, Name Ihres mobilen Endgerätes, E-Mail-Adresse.

Diese Daten werden automatisch an uns übermittelt, aber nicht gespeichert,

1. um Ihnen den Dienst und die damit verbundenen Funktionen zur Verfügung zu stellen;
2. die Funktionen und Leistungsmerkmale der App zu verbessern und
3. Missbrauch sowie Fehlfunktionen vorzubeugen und zu beseitigen.

Diese Datenverarbeitung ist dadurch gerechtfertigt, dass

• die Verarbeitung für die Erfüllung des Vertrags zwischen Ihnen als Betroffener und uns gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Nutzung der App erforderlich ist, und
• wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die Funktionsfähigkeit und den fehlerfreien Betrieb der App zu gewährleisten und einen markt- und interessengerechten Dienst anbieten zu können, sodass hier Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO überwiegen.

Registrierung: Innerhalb der App muss keine Registrierung vorgenommen werden, da der Account des Benutzers und seine Zugangsdaten über das TIME4 Backoffice vom Arbeitgeber des Benutzers selbst erstellt werden.

Nach Erstellung des Accounts werden folgende Daten durch die App verarbeitet:

• Plattform
• OS-Version
• APP-Version
• Status GPS
• Status WiFi
• Letzte Anmeldung
• Einverständniserklärung Standortfreigabe

Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Im Rahmen der Nutzung der App werden Daten für statistische und Sicherungszwecke in einer Protokolldatei gespeichert. Rechtsgrundlage ist hier Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.

App-Nutzung: Wenn Sie unsere App zu Zwecken der Zeiterfassung nutzen, werden darüber hinaus folgende Daten von Ihnen verarbeitet:

• Profildaten: Name, E-Mail-Adresse, Nutzername und Passwort
• Zeiterfassungsdaten: Arbeitszeiten, Pausen, Projektzuweisungen und andere arbeitsbezogene Daten wie abgeschlossene Aufträge und deren Dokumentation

Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Zugriffsberechtigung: Um alle Funktionen der App nutzen zu können, benötigen wir den Zugriff auf einige Funktionen Ihres Smartphones. Die Zugriffsberechtigungen dienen den folgenden Zwecken. Sie erteilen uns diese Berechtigungen freiwillig und ausschließlich für die unten aufgeführten Zwecke und können diese jederzeit in den Einstellungen Ihres Smartphones widerrufen. Darüber hinaus werden Sie über die Notwendigkeit der Berechtigung an der entsprechenden Stelle in der App informiert. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist mithin ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

• Kamera- und Fotomediathekzugriff: Diese Berechtigung wird benötigt, wenn Sie ihr Profilfoto in der App einstellen oder ändern möchten. Sie können uns diese Berechtigung freiwillig erteilen und jederzeit in den Einstellungen Ihres Smartphones widerrufen.
• Speicher: Zugriff auf den Speicher des Telefons. Dieses ist notwendig, weil der Nutzer der App die Möglichkeit hat, externe Inhalte über das Internet herunterzuladen, um diese innerhalb der App zu verwenden.
• Internetzugriff: Dieser wird benötigt, um die Services der App nutzen zu können.
• Standort: Um Ihnen die nächstgelegenen Partner auf der Karte anzeigen zu können, ist ein Zugriff auf Ihre Standortdaten erforderlich. Der Zugriff erfolgt ausschließlich, wenn Sie die Ortungsfunktion der Karte verwenden. Sie können uns diese Berechtigung freiwillig erteilen und jederzeit in den Einstellungen Ihres Smartphones widerrufen bzw. das Teilen Ihres Standorts in den Einstellungen abstellen.
• Mitteilungen (Push Benachrichtigungen): Wir nutzen Push-Benachrichtigungen, um Sie bestmöglich zu informieren und bspw. über neue Updates der App.

Die Berechtigungen werden teilweise benötigt, um die Dienste zur Verfügung zu stellen, insofern verarbeiten wir eure Daten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sofern die Funktionalitäten freiwillig sind, verarbeiten wir die Daten vorbehaltlich Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können uns diese Berechtigung freiwillig erteilen und jederzeit in den Einstellungen Ihres Smartphones widerrufen.

Für die Bereitstellung dieser Funktion verwenden wir die Technologie von Google Firebase der Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google stellt einen Auftragsverarbeiter i.S.d. Art. 28 DSGVO dar, mit welchem wir einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen haben. Google stützt sich dabei zusätzlich auf die Nutzung von Standardvertragsklauseln.

Nähere Informationen zu den von Google Firebase verarbeiteten Daten finden Sie hier: https://firebase.google.com/support/privacy.

Schwachstellen- und Nutzungsanalyse: Um unser Angebot zu optimieren, technische Schwachstellen zu beseitigen und um eine reibungslose Nutzung unserer App zu gewährleisten, nutzen wir verschieden integrierte Dienste, die spezifische technische Daten oder Informationen zu Ihrem Nutzungsverhalten erfassen.

• Google Analytics for Firebase: Wir nutzen Google Analytics for Firebase zum Zweck der statistischen Auswertung der Nutzung unserer App. Dabei wird Ihre Nutzer-ID in einer veränderten Form übermittelt, sodass keine Zuordnung zu Ihrem Nutzerprofil möglich ist. Die dabei erhobenen Daten werden an die Google Ireland Ltd. übertragen: Anzahl der Sitzungen, Sitzungsdauer, Ihr Betriebssystem, Ihr Gerätemodell, die Region, in der Sie sich befinden, erstmalige Starts, die Version der App sowie weitere Ereignisse und Nutzereigenschaften.

Um zu verhindern, dass Google diese Daten selbst zu eigenen Werbezwecken verwendet, können Sie auf Ihrem iOS-Gerät unter Einstellungen > Datenschutz > Werbung das Ad-Tracking beschränken und Ihre Ad-ID zurücksetzen. Sofern Sie ein Android-Gerät verwenden, können Sie unter Einstellungen > Google > Werbung Ihre Wer-ID zurücksetzen.

• A/B Testing: Zur Verbesserung unseres Angebots setzen wir von Google Firebase bereitgestelltes Testverfahren über Google Firebase Remote Config ein, bei dem die Nutzer auf der Basis der bei Firebase Analytics übermittelten Daten in zwei Gruppen (A/B) eingeteilt werden und ihnen leicht unterschiedliche Versionen der App bzw. des Service zur Verfügung gestellt oder Ihnen unterschiedliche Benachrichtigungen geschickt werden. Auf diese Weise können wir anhand des von Firebase Analytics ermittelten Nutzerverhaltens überprüfen, wie Neuerungen unserer App angenommen werden. Die Interaktion der Nutzer kann zudem mit Hilfe eines eingebundenen Zählpixels ermittelt und an Google übertragen werden.
• Absturzberichte: Wir nutzen Google Firebase Crashlytics, um die Ursachen von Fehlern oder Abstürzen der App zu ermitteln. Dafür werden im Fall eines Absturzes der App Geräteinformationen (Betriebssystem, Version des Betriebssystems, Gerätetyp, Informationen zum Gerätezustand), Informationen zu unserer App (Version der App), Ihre Standortdaten (Land), den Zeitpunkt des Absturzes, Ihre User-ID oder alternativ die Geräte-ID (IMEI) übermittelt.

Empfänger der Daten ist jeweils die Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street Dublin 4 Irland. Durch die Nutzung von Google-Diensten ist eine Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union möglich. Google stellt einen Auftragsverarbeiter i.S.d. Art. 28 DSGVO dar, mit welchem wir einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen haben. Google stützt sich dabei zusätzlich auf die Nutzung von Standardvertragsklauseln.

Wir weisen darauf hin, dass Google eigene Datenschutz-Richtlinien hat, die von unseren unabhängig sind. Wir übernehmen daher keine Verantwortung für die Richtlinien und Verfahren von Google. Nähere Informationen zu den Datenschutzbestimmungen von Google finden Sie unter: https://policies.google.com/privacy?hl=de&fg=1. Eine Auflistung der von Google Firebase eingesetzten Dienstleister finden Sie hier: https://firebase.google.com/terms/subprocessors

• Crash-Reporting mit Sentry: Um die Ursachen und Fehler von Abstürzen oder Bedienungsproblemen zu ermitteln, verwenden wir Sentry (45 Fremont Street, 8th Floor, San Francisco, CA 94105, E-Mail: security@sentry.io). Dabei werden Geräte-IDs, IP-Adressen und Mac-Adressen sowie weitere Angaben zum Fehlerverlauf verarbeitet. Sentry hat mit uns die Standardvertragsklauseln geschlossen und zudem einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung: https://sentry.io/legal/dpa/ Weitere Hinweise zur Datenverarbeitung finden Sie auf der Webseite von Sentry: https://sentry.io/privacy/
• Cloudflare: Wir benutzen Cloudflare um unser Angebot zu verbessern, u.a. durch eine schnellere Verfügbarkeit, und die Sicherheit zu erhöhen. Cloudflare wird von Cloudflare Germany GmbH, Rosental 7, c/o Mindspace, 80331 München Deutschland angeboten. Die Daten werden auf europäischen Servern verarbeitet und Cloudflare hat Standarddatenschutzklauseln abgeschlossen sowie sich unter dem DPFA zertifiziert. Weitere Informationen finden Sie unter https://mixpanel.com/security-privacy/. Die Daten werden aufgrund unseres berechtigten Interesses gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet. Unser Interesse ist die Sicherheit und technische Verfügbarkeit unserer Produkte (u.a. durch Schutz vor DDoS-Attacken) sowie die Kundenzufriedenheit.

Soweit wir von Ihnen keine Einwilligung zur Nutzung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erbeten haben, ist die Rechtsgrundlage zur Verarbeitung der Daten unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, die Zuverlässigkeit unserer App zu verbessern und einen konstanten Service gewährleisten zu können.

Wir weisen darauf hin, dass unabhängig der Erhebung von Analysedaten durch Firebase Crashlytics weitere Analysedaten von Apple (iOS-Geräte) und Google (Android-Geräte) erhoben werden können, die die Nutzung unserer App mitumfassen. Auf diese Datenerfassung haben wir keinen Einfluss.

3. Verwendungszweck und Rechtsgrundlagen

Diese App ermöglicht den Nutzenden ihre Arbeitszeiten und verwendetes Arbeitsmaterial zu dokumentieren, sowie einen Arbeitsbericht zu erstellen und diese erfassten Daten an den Arbeitgeber zu übermitteln.

Des Weiteren nutzen wir die unter Punkt 2 genannten Daten zur:

• Bereitstellung der Funktionalitäten der App sowie des über die App angebotenen Dienstes
• Beseitigung von Störungen
• Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit der App
• Verbesserung unseres Produkt- und Dienstleistungsangebots.

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen:

• Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Zur Erfüllung des Nutzungsvertrags der Zeiterfassungsapp
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Soweit Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung erteilt haben.
• Rechtliche Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Zur Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen, wie z.B. arbeitsrechtlicher Vorschriften.

4. Empfänger oder Kategorien von Empfänger der Daten (sofern eine Datenübermittlung stattfindet)

Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Abteilungen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Anfrage benötigen. Ein Verkauf Ihrer personenbezogenen Daten oder eine Weitergabe zu Marketingzwecken Dritter erfolgt nicht. Ihre Daten werden nur dann an dritte Dienstleister weitergegeben, wenn dies für die Abwicklung von Vorgängen notwendig ist oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben. Alle Dienstleister werden von uns im Rahmen der Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO auf die Einhaltung des Bundesdatenschutzgesetzes bzw. der EU-Datenschutzgrundverordnung verpflichtet.

5. Nutzung von Standortdaten

Zur Nutzung der Standortdienste müssen diese in Ihrem mobilen Betriebssystem aktiviert sein. Sobald diese aktiviert sind und die App zum ersten Mal gestartet wird, wird der Zugriff auf die Standortinformationen abgefragt. Die Bestätigung führt dazu, dass der App der Zugriff auf Ihre Standortinformationen gestattet ist. Sie können den Zugriff der App auf Ihren Standort jederzeit in den entsprechenden Einstellungen Ihres mobilen Endgeräts deaktivieren.

6. Datenspeicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten – mit Ausnahme der lokalen App-Datenbanken – nur so lange, wie es für die Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungsfristen vorsehen. Die lokalen App-Datenbanken werden spätestens bei Deinstallation der App gelöscht.

7. Übermittlung von Daten

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte findet grundsätzlich nicht statt. Ausnahmen können sich ergeben, wenn:

1. Sie gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben,
2. die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben,
3. für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht,
4. dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist oder
5. diese an einen in unserem Auftrag und auf unsere ausschließliche Weisung tätigen Dienstleister erfolgt, den wir sorgfältig ausgewählt haben (Art. 28 Abs. 1 DSGVO) und mit dem wir einen entsprechenden Vertrag über die Auftragsverarbeitung (Art. 28 Abs. 3 DSGVO) geschlossen haben, der unseren Auftragnehmer u.a. zur Umsetzung angemessener Sicherheitsmaßnahmen verpflichtet und uns umfassende Kontrollbefugnisse einräumt.

Teilweise bedienen wir uns zur Verarbeitung Ihrer Daten externer Dienstleister wie der AWS Cloud (Hostinganbieter). Diese Dienstleister wurden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt. Sie sind an unsere Weisungen gebunden und werden regelmäßig kontrolliert. Dabei entsprechen unsere Auftragsverarbeitungsverträge den strengen Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO.

8. Betroffenenrechte

Als Betroffener einer Verarbeitung personenbezogener Daten haben Sie das Recht,

1. gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
2. gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
3. gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
4. gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
5. gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
6. gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Geschäftssitzes wenden.

9. Freiwilligkeit und Bereitstellungspflicht personenbezogener Daten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen diejenigen personenbezogenen Daten bereitgestellt werden, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten sind wir nicht in der Lage, einen Vertrag zu schließen oder diesen durchzuführen.

10. Kontakt

Sollten Sie Fragen und Anregungen zu dieser Datenschutzerklärung haben, wenden Sie sich bitte an die im Impressum angegebene Kontaktadresse.

11. Aktualisierung unserer Datenschutzerklärung

Die laufende technische Weiterentwicklung im Bereich der IT-Technologie und des Internets bedingt auch eine Anpassung der bestehenden Datenschutzerklärung. Wir behalten uns daher das Recht vor, Ergänzungen oder Änderungen an der vorliegenden Datenschutzerklärung vorzunehmen.